Čo je vlastne kniha jázd
V skratke by sa dalo napísať, že je to vlastne evidencia o prevádzke motorového vozidla. Kniha jázd je druh účtovného dokladu, ktorý obsahuje údaje o jazdách. Používa sa nielen v prípade služobných vozidiel ale aj v prípade súkromných vozidiel využívaných na služobné účely. Evidujú sa v nej obidva typy jázd, aj služobné jazdy a aj súkromné jazdy. Ďalej sa oboznámime so spôsobmi jej vedenia.
Ako môžeme viesť knihu jázd
Úradmi je akceptovaná napríklad aj v papierovej podobe, vyplnená na predtlačenom tlačive (rôzne dostupné tlačivá v obchodnej sieti) alebo v elektronickej forme. Elektronickou formou sa môže rozumieť aj vyplnená excelovská tabuľka ale väčšinou sa tým rozumie použitie softvéru kde sa evidujú jazdy a iné pridružené údaje.
Práve softvérová digitálna forma poskytuje najviac benefitov, ktoré uľahčia evidenciu vozidiel. Vedenie knihy jázd v elektronickej podobe prebieha automatizovane. Údaje sa môžu importovať z GPS zariadenia prípadne sa dokonca používa generovanie jázd. Alebo sa údaje pre knihu jázd zapisujú v softvéri manuálne (údaje do programu vkladá človek).
Vhodným a užívateľsky overeným softvérom je napríklad Kniha jázd Speedy od firmy Kamar software. Okrem základných funkcionalít na evidenciu jázd ponúka aj vytvorenie cestovného príkazu a rôzne iné podporné funkcie a možnosti.
Čo má kniha jázd obsahovať
Žiadny zákon nepredpisuje ako má kniha jázd vyzerať. Obsah knihy jázd je dôležitejší ako jej forma. Má obsahovať nasledujúce údaje:
- Dátum vykonanej jazdy,
- Meno vodiča,
- Označenie vozidla (predovšetkým evidenčné číslo),
- Čas trvania cesty (od – do),
- Trasa cesty (odkiaľ – kam),
- Účel cesty tak, aby sa preukázala súvislosť služobnej jazdy s podnikateľskou činnosťou (napríklad obchodné rokovanie, nákup materiálu, rozvoz tovaru, podpísanie zmluvy a iné),
- Stav tachometra,
- Najazdené kilometre počas jazdy.
V knihe jázd je možné vykazovať používanie služobného vozidla a aj používanie súkromného vozidla na služobné účely. Pri súkromnom vozidle používanom na služobné účely sa naviac okrem ceny PHL ešte uplatňuje aj náhrada za každý odjazdený kilometer. Tzv. amortizácia. Aktuálne je vo výške 0,227 Eura za každý odjazdený kilometer. Zároveň je možné určiť v akom pomere súkromných a služobných jázd sa súkromné vozidlo používa.
Ak podnikateľ využíva motorové vozidlo
v pomere 60% na služobné účely a 40% na súkromné účely, mal by si potom výdavky na spotrebované PHL uplatniť iba vo výške 60%. Otázkou je však kontrola dodržiavania tejto povinnosti. Ak bolo zamestnancovi pridelené služobné vozidlo, ktoré je oprávnený používať aj na súkromné účely, nie je jednoduché preukázať, v akom pomere bolo toto vozidlo využívané na súkromné a služobné účely.V ideálnom prípade by si mal podnikateľ vo svojom internom predpise stanoviť v akom pomere bude vozidlo používané na súkromné a služobné účely. Náklady na spotrebované PHL si má potom uplatňovať v rozsahu uvedenom v tomto internom predpise. V prípadne daňovej kontroly by bol interný predpis dostačujúcim podkladom pre zdôvodnenie uplatňovaného pomeru nákladov na PHL ako daňových výdajov.
Preukázanie uplatnenia výdajov na PHL a preukázanie vyplatenia náhrad za odjazdený počet km sa môže zrealizovať 3 spôsobmi
- Na základe satelitného systému sledovania pohybu vozidla. Evidencia presne zaznamenaných ciest z GPS zariadenia slúži na preukazovanie, že jazdy boli reálne vykonané a týmto spôsobom nahrádza knihu jázd. Ide však o najdrahšie riešenie z pohľadu vynaložených počiatočných nákladov. V kombinácii s následne pravidelne platiacim paušálom sa stiera výhodnosť vedenia knihy jázd. Ľudovo povedané, to čo ušetríte vedením knihy jázd ako takej, to miniete na používanie satelitného riešenia.
- Ďalšou možnosťou, druhou v poradí a zhodou okolností aj druhou najmenej výhodnou možnosťou je uplatnenie výdavkov na spotrebované pohonné látky vo forme paušálnych výdavkov vo výške 80% z preukázaného nákupu. Koniec koncov prečo by ste mali prichádzať o celých 20% zo sumy ktorú si môžete odpísať.
- Poslednou možnosťou je, že si do daňových výdavkov zahrniete úplne všetky výdaje za spotrebované pohonné látky vo výške podľa cien platných v čase ich nákupu (alebo podľa cien zo štatistického úradu) a prepočítané s ohľadom na spotrebu vozidla uvedenú v technickom preukaze vozidla. Spotrebu uvedenú v týchto dokladoch však tiež treba preukázať, tak isto ako aj doklady o nákupe pohonných látok (klasické bločky PHL prípadne výpis z CCS kariet atď). Dobrou správou je že od 21.7.2020 v zmysle zákona č. 198/2020 Z. z. sa umožňuje uplatniť nadspotrebu PHL vo výške 20% naviac oproti spotrebe uvedenej v technickom preukaze. Táto tretia možnosť je spojená s vedením knihy jázd a býva finančne najvýhodnejšia.
Je potrebné si uvedomiť, že počas jedného zdaňovacieho obdobia nie je možné kombinovať rôzne vyššie uvedené spôsoby uplatňovania daňových výdavkov. Musí sa vybrať jeden spôsob uplatňovania výdajov a ten realizovať počas celého jedného zdaňovacieho obdobia. Až následne v ďalšom zdaňovacom období je možné použiť iný spôsob než aký ste používali predtým.
o elektronickú evidenciu
knihy jázd v programe Speedy
Často kladené otázky
Je kniha jázd ešte stále potrebná ?
Je pravda, že kniha jázd už nie je povinná. Ale je pre Vás výhodné si ju viesť. Bez nej si môže podnikateľ uplatniť iba 80% z nákladov na PHL. Prečo sa vzdávať zvyšných 20% nákladov a tak platiť vyššie dane?
Pre zamestnanca je ideálnym spôsobom ako zamestnávateľovi preukázať používanie služobného vozidla.
Je možné dať vytvoriť knihu jázd niekomu inému ?
Áno je to možné. My sami službu vytvorenia na zákazku poskytujeme. Je určená hlavne pre ľudí riadacich sa heslom, čas sú peniaze alebo pre ľudí ktorí sa evidenciou o prevádzke vozidla jednoducho nechcú zaoberať a zároveň ju potrebujú. Od nás dostanete výsledné potrebné tlačivá a nemusíte sa o nič starať.